USO DE VEHÍCULO EMPRESARIAL Y SU FISCALIDAD (aplicable solamente a personas jurídicas- contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades):

1.      Para la empresa:

• Gasto deducible: La empresa puede deducir los gastos relacionados con los vehículos utilizados por empleados o directivos, incluyendo adquisición, mantenimiento, seguros e impuestos. Esto aplica incluso si se usan para fines particulares.

o    Condiciones específicas:

• Si el usuario es un administrador sin funciones directivas, los estatutos deben prever que el cargo sea retribuido.
  • Para socios profesionales autónomos, también son deducibles si están vinculados a actividades empresariales.
  • Dividendo: Si el vehículo es cedido a socios que no trabajan en la empresa, se considera dividendo y no es deducible.

2.      Para el trabajador:

• Retribución en especie: Se imputa un 20% del precio de adquisición del vehículo como retribución en especie (14% para vehículos ecológicos). Hacienda suele considerar disponibilidad del vehículo como uso privado.
  • Documentación: Es importante justificar el uso empresarial para reducir la imputación privada.
  • Impacto en IRPF: El uso particular incrementa el IRPF del empleado, pero los vehículos ecológicos disminuyen este impacto.

3.      Ingreso a cuenta:

• La empresa debe ingresar un importe por la retribución en especie en Hacienda. Puede optar por repercutir este coste al trabajador (deduciéndolo de la nómina) o asumirlo.
  • Repercutir el ingreso a cuenta beneficia al trabajador, ya que disminuye su base imponible en el IRPF, mientras que no repercutirlo genera un coste extra para la empresa.

4.      Veamos un ejemplo práctico:

Una empresa compra un coche de empresa para un empleado, y éste lo usa tanto para actividades laborales como personales.

Datos del caso:

1. Precio de adquisición del coche: 30,000 euros (IVA incluido: 21%).
2. Uso privado estimado: 40%.
3. Uso laboral estimado: 60%.
4. La empresa asume todos los gastos relacionados con el coche (mantenimiento, seguros, etc).

Aspectos fiscales a considerar:

1.  Deducción del IVA en la adquisición del coche:

El IVA soportado en la compra (30,000 euros / 1.21 * 21% = 5,206.61 euros) se podrá deducir en un 60%, correspondiente al uso laboral.

• IVA deducible: 5,206.61 euros * 60% = 3,123.97 euros.
  • El 40% restante del IVA no será deducible por corresponder al uso privado.

2.  Imputación en el IRPF del empleado:

El uso privado del vehículo se considera una retribución en especie y tributa en el IRPF del empleado.

• Valor de la retribución en especie anual: Se calcula sobre el 20% del coste de adquisición del coche (sin IVA), proporcional al uso privado.
• Coste sin IVA: 30,000 euros / 1.21 = 24,793.39 euros.
• Retribución anual: 24,793.39 euros * 20% * 40% (uso privado) = 1,983.47 euros. Este importe se añadirá a la base imponible del IRPF del empleado.

3.  Amortización fiscal del vehículo:

El coche es un inmovilizado material de la empresa y se amortiza de acuerdo con la normativa fiscal.

• Vida útil estimada: 5 años.
  • Cuota anual de amortización: 30,000 euros / 5 años = 6,000 euros.

4.  Gastos deducibles para la empresa

La empresa podrá deducir los gastos relacionados con el coche (combustible, seguro, mantenimiento) en proporción al uso laboral (60%).

Conclusión:

Este ejemplo muestra cómo el uso laboral y privado de un vehículo de empresa afecta la deducción del IVA, la retribución en especie para el empleado y la deducción de gastos e impuestos para la empresa.

Por tanto, la cesión de vehículos de empresa tiene ventajas fiscales para la empresa, pero también implica un impacto en el IRPF del trabajador, especialmente si el uso privado es elevado.

¿MODELO 840 EN DICIEMBRE?: Las empresas que facturan menos de un millón de euros al año están exentas de tributar por el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Sin embargo, la cifra de negocios a considerar es la del último ejercicio cerrado, es decir, 2023 para determinar si deben tributar en 2025.

Si una empresa que estaba exenta de IAE en 2023 superó el millón de euros en facturación, deberá comenzar a tributar por IAE en 2025, y debe comunicarlo a Hacienda en diciembre mediante el modelo 840. Por otro lado, si una empresa que ya tributa por IAE facturó menos de un millón en 2023, podrá dejar de tributar en 2025 y también debe comunicarlo en diciembre.

OBLIGACIÓN DE AUDITAR: Las empresas deberán auditar sus cuentas en función de ciertos umbrales. Deberán hacerlo si cumplen al menos dos de los siguientes criterios durante dos años consecutivos:

1. Activo total superior a 2,85 millones de euros.
2. Cifra de negocios superior a 5,7 millones de euros.
3. Más de 50 empleados.

Además, si la empresa recibe subvenciones o ayudas públicas superiores a 600.000 euros, también es obligatoria la auditoría.

El nombramiento del auditor debe hacerse antes de finalizar el ejercicio. Si la empresa supera los umbrales, se recomienda convocar la junta de socios para proceder al nombramiento, antes de que termine el ejercicio.

Si no se nombra auditor, la Junta o el registrador mercantil pueden designarlo, pero esto puede llevar a sanciones, cierre del registro y limitaciones en el informe de auditoría.

En resumen, si se prevé que la empresa superará los umbrales establecidos, es aconsejable anticiparse y nombrar un auditor antes de que termine el ejercicio.